«Впровадження електронного документообігу підвищує ефективність роботи органів влади Дніпропетровщини та дозволяє створити прозорий контроль за їх діяльністю», - Тетяна Шаповалова, начальник управління інформаційно-комп’ютерного забезпечення облдержадміністрації 

В Дніпропетровській облдержадміністрації з використанням мобільного учбового класу відбувся семінар-навчання навичкам роботи у системі внутрішнього електронного документообігу на базі автоматизованої системи діловодства «ДОК ПРОФ». Навчалися відповідальні особи з питань діловодства з усіх райдержадміністрацій Дніпропетровщини.

 «Губернатор Дніпропетровської області Олександр Вілкул приділяє велику увагу впровадженню електронного документообігу в роботу органів влади. Це підвищує ефективність їх роботи та дозволяє створити прозорий контроль за документообігом та строками виконання документів», - сказала начальник управління інформаційно-комп’ютерного забезпечення облдержадміністрації Тетяна Шаповалова.

Тетяна Шаповалова зазначила, що запровадження внутрішнього електронного документообігу вимагає нової якості роботи державних службовців, насамперед, зміни їх світогляду. Тому при реалізації упровадження системи керівництвом облдержадміністрації багато уваги приділяється навчанню користувачів. При кожному підключенні робочих місць системи проводяться індивідуальні та групові навчання користувачів зазначеного програмного забезпечення в декілька етапів (загальні відомості, рольові сценарії: реєстратор, виконавець, керівник тощо). Наразі створено мобільний учбовий клас КП «Головний інформаційно-комунікаційний і науково-виробничий центр» Дніпропетровської обласної ради» (далі – КП ГІКНВЦ ДОР), який дозволяє фахівцям виїжджати у будь які куточки регіону та проводити навчання із працівниками місцевих органів влади на місці.

Перед слухачами виступили спеціалісти загального відділу облдержадміністрації, відділу контролю облдержадміністрації, управління інформаційно-комп’ютерного забезпечення облдержадміністрації й КП ГІКНВЦ ДОР, які ознайомили їх з практичним досвідом роботи у зазначеній системі. Фахівці детально ознайомили присутніх з роботою системи та запропонували навчальні завдання. Кожен із слухачів мав можливість на окремому комп’ютері самостійно виконувати завдання задля опанування навичками роботи в АСД «ДОК ПРОФ». Також, з допомогою технологій відеоконференції учасники навчання отримали консультації від розробників АСД «ДОК ПРОФ» компанії «Квазар Мікро» (м. Київ). 

На виконання завдань регіональної програми інформатизації "Електронна Дніпропетровщина” впроваджується електронний документообіг з використанням автоматизованої системи діловодства „ДОК ПРОФ 2.0” в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування Дніпропетровської області на принципово новому рівні, що базується на використанні технологій електронного цифрового підпису, штрих-кодування, можливостей спеціального комп’ютерного обладнання. В основу покладено централізовану архітектуру сховища даних електронних документів. На сьогоднішній день підключено: апарат і всі структурні підрозділи облдержадміністрації, апарат обласної ради, районні ради області та райдержадміністрації. 

Стовідсоткова автоматизація процесів діловодства та перехід до „безпаперового” внутрішнього електронного документообігу на основі впровадження стандартизації документів і технологічних процесів є головною метою впровадження системи. Завданнями впровадження є удосконалення діловодства, підвищення виконавської дисципліни в місцевих органах виконавчої влади та місцевого самоврядування області.  В технічному плані висока увага приділяється надійності апаратних засобів, безперебійності роботи телекомунікаційного середовища.

Станом на 01.07.2012 база електронних документів облдержадміністрації налічує близько 500 тисяч документів, 344 тисяч образів (відсканованих копій документів); а база обласної ради – 81тисяча документів і 62,5 тисячі образів.

Довідка:

22 квітня 2010 року завдяки досвіду використання системи внутрішнього електронного документообігу та запровадженого власного Центру сертифікації електронних ключів Дніпропетровської області відбулась знакова подія – підписання головою Дніпропетровської облдержадміністрацій Олександром Вілкулом, головою Одеської облдержадміністрації Едуардом Матвійчуком, головами Дніпропетровської та Одеської обласних рад першого в Україні офіційного електронного документу – Угоди про науково-технічне співробітництво між Дніпропетровською та Одеською областями, з використанням електронних цифрових підписів на базі автоматизованої системи діловодства „ДОК ПРОФ 2.0” і захищеної електронної пошти "Захід”. Вперше в Україні обмін електронними офіційними документами був здійснений з використанням єдиного формату електронних повідомлень.

За ініціативи голови облдержадміністрації Олександра Вілкула 29 травня 2012 відбулась ІІІ Всеукраїнська конференція з питань інформатизації та впровадження технологій електронного урядування в роботу органів місцевого самоврядування та виконавчої влади України, на якій Дніпропетровська облдержадміністрація презентувала свій позитивний досвід у впровадженні системи внутрішнього електронного документообігу в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування області.